QCONby QualiValue

Informativa privacy QCON

Versione 0.3 del 7 novembre 2026

Questa informativa descrive il trattamento dei dati personali nell’ambiente QCON gestito direttamente da QualiValue s.r.l., accessibile agli utilizzatori autorizzati. Riguarda l’area web, l’assistente AI e il collegamento WhatsApp associato a questo ambiente. Eventuali servizi attivati da altri studi richiederanno informazioni coerenti con i rispettivi ruoli e trattamenti.

1. Titolare e contatti

Il titolare del trattamento è QualiValue s.r.l., con sede in Via Monte Acuto, 49 — 06034 Foligno (PG), Italia, CF/P.IVA 01670930559.

Per richieste relative ai dati personali: info@qualivalue.com.

Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è Emilio Desantis, contattabile all’indirizzo e.desantis@qualivalue.com.

2. Funzioni del servizio

QCON consente di cercare informazioni nei documenti disponibili, formulare domande a un assistente AI e presentare segnalazioni con eventuali allegati. Il personale autorizzato può consultare le conversazioni, prendere in carico le richieste e rispondere.

Il numero WhatsApp associato all’ambiente è +39 379 325 1207. L’accesso personale richiede l’associazione del numero all’anagrafica e la verifica prevista dal servizio. Quando sono disponibili più condomìni, l’utente seleziona quello pertinente.

Le risposte AI possono contenere errori. Non costituiscono decisioni su pagamenti, diritti condominiali o affidamenti di lavori; le decisioni operative restano alle persone incaricate. QCON non è un canale per le emergenze.

3. Dati trattati e provenienza

Possono essere trattati:

I dati provengono dall’utilizzatore, dal personale che inserisce anagrafiche e documenti e dai servizi che gestiscono le comunicazioni. Il nome attribuito a un profilo non rende anonimi i recapiti e le conversazioni a esso associati.

Occorre inviare soltanto informazioni pertinenti alla richiesta, evitando dati sanitari, documenti di identità e informazioni riservate non necessarie, anche riferite ad altre persone.

4. Finalità e basi giuridiche

Il trattamento è finalizzato al funzionamento delle funzioni richieste, alla verifica e al miglioramento dell’affidabilità di QCON, alla gestione delle segnalazioni e alla sicurezza del servizio.

Per l’attuale ambiente direttamente gestito da QualiValue, la base giuridica individuata è il legittimo interesse allo sviluppo e al funzionamento sicuro del servizio, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f, GDPR. L’accesso è riservato agli utilizzatori autorizzati e il trattamento è limitato a quanto necessario per queste attività. È possibile esercitare il diritto di opposizione.

Eventuali adempimenti imposti da specifiche norme si fondano sull’art. 6, par. 1, lett. c, GDPR, nei casi applicabili. Non sono previste campagne di marketing nell’ambito descritto. La lettura dell’informativa e il comando di attivazione WhatsApp non autorizzano finalità ulteriori.

5. AI e gestione documentale

I documenti destinati alla ricerca AI vengono trasmessi a OpenAI per archiviazione e indicizzazione nell’archivio dello studio. Per elaborare una risposta, QCON invia al servizio AI la domanda, il contesto pertinente della conversazione, le informazioni necessarie del profilo e i passaggi documentali selezionati.

I controlli applicativi limitano la ricerca ai documenti autorizzati per la persona e il condominio selezionato. Archivi e credenziali AI sono configurati per studio.

Le foto e i file inviati nella chat sono conservati nello spazio applicativo e consultabili dal personale autorizzato che gestisce la conversazione o la pratica. Non diventano automaticamente documenti dell’archivio AI. La configurazione attuale non effettua interpretazione visiva automatica delle fotografie.

6. Destinatari e trasferimenti

Accedono ai dati il personale autorizzato e i fornitori coinvolti nelle rispettive attività:

OpenAI e WhatsApp prevedono condizioni dedicate ai trattamenti svolti per conto dei clienti business; le attività proprie dei fornitori sono disciplinate anche dalle rispettive informative. I servizi possono comportare trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo, compresi gli Stati Uniti. Il DPA OpenAI prevede clausole contrattuali standard o decisioni di adeguatezza per i trasferimenti pertinenti; per WhatsApp si applicano le garanzie dell’addendum sui trasferimenti pertinente al contratto. Informazioni e copia delle garanzie applicabili possono essere richieste a info@qualivalue.com. Riferimenti: DPA OpenAI e termini sul trattamento WhatsApp Business.

I contenuti personali non sono pubblicati sul sito. I documenti inviati tramite WhatsApp vengono consegnati anche sul dispositivo del destinatario e attraverso i servizi del canale. L’attuale configurazione non utilizza un servizio SMTP per inviare codici: l’eventuale attivazione sarà accompagnata dalle informazioni sul relativo fornitore.

7. Conservazione

Anagrafiche, documenti, chat, pratiche e allegati vengono conservati per il periodo necessario all’utilizzo autorizzato e alle finalità descritte. QualiValue ne riesamina la necessità ogni 90 giorni. Entro 30 giorni dalla cessazione dell’utilizzo o dalla chiusura dell’ambiente, effettua una revisione manuale ed elimina i dati personali non più necessari. Eventuali esiti tecnici utili vengono mantenuti in forma effettivamente anonima. Le eccezioni per obblighi di legge o tutela di diritti sono motivate e limitate ai dati e al periodo necessari.

La revisione è una procedura organizzativa: non comporta una cancellazione automatica generalizzata. La sola archiviazione di una persona non ne elimina lo storico.

Le copie di backup locali ed esterne hanno un ciclo di conservazione di sette giorni; quelle locali scadute vengono eliminate durante l’esecuzione della procedura di backup. Le richieste di cancellazione tengono conto anche di questi cicli. In caso di ripristino devono essere riapplicate le cancellazioni già disposte.

I log applicativi sono ruotati giornalmente o per dimensione, conservando fino a 14 archivi; il numero di archivi non equivale necessariamente a 14 giorni. I log PostgreSQL non più attivi sono ripuliti dopo 14 giorni. Alcuni dati tecnici transitori del connettore WhatsApp sono eliminati periodicamente dopo otto giorni, senza cancellare lo storico applicativo.

Gli archivi documentali presso OpenAI richiedono cancellazione esplicita. I dati per il controllo degli abusi possono essere conservati normalmente fino a 30 giorni, con le eccezioni previste dal servizio. La disattivazione della memorizzazione delle risposte richiesta da QCON non equivale a cancellazione di tutti i dati presso il fornitore. Controlli sui dati OpenAI.

La cancellazione in QCON non ritira automaticamente messaggi e file già recapitati su WhatsApp. Le copie presso i fornitori seguono anche le rispettive procedure, da coordinare con la richiesta.

8. Dati necessari e interruzione dell’utilizzo

L’utilizzo dell’ambiente è volontario. Numero di telefono, associazione al profilo e verifica dell’accesso sono necessari per le risposte personali su WhatsApp. L’email è prevista nell’anagrafica; gli allegati sono facoltativi. Senza i dati o le verifiche richiesti non è possibile attivare le relative funzioni.

È possibile interrompere l’utilizzo e chiedere la revoca dell’accesso e la cancellazione a info@qualivalue.com. La revoca dell’accesso non cancella automaticamente lo storico.

9. Diritti e cancellazione

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e, quando applicabili, portabilità o opposizione. Se un trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo senza pregiudicare quello già effettuato. Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Scrivi a info@qualivalue.com o al DPO e.desantis@qualivalue.com, indicando «QCON — richiesta privacy» e il recapito associato al servizio. Non inviare password o codici di attivazione. Potrebbe essere necessaria una verifica proporzionata dell’identità.

La richiesta viene valutata anche rispetto a copie remote, backup ed eventuali obblighi di conservazione. Per i dati del tuo account WhatsApp sono disponibili anche gli strumenti del relativo servizio.

10. Aggiornamenti

Eventuali modifiche sostanziali alle finalità o alle modalità di trattamento saranno comunicate agli utilizzatori prima della loro applicazione. La versione aggiornata sarà disponibile nella pagina dell’informativa QCON.